Facturen maken tijdens de meeting, met Copilot in Teams
De afspraak is rond: 40 uur consultancy voor € 100 per uur. Normaal schrijf je dat op en maakt iemand er later in de week een factuur van. In deze demo staat de conceptfactuur al in Exact Online voordat de meeting is afgelopen, gemaakt vanuit een chat in Microsoft Teams.
De video hierboven laat de volledige route zien: van een prompt in het Copilot-scherm van Microsoft Teams tot een conceptfactuur in Exact Online, met artikelregel, contactpersoon en btw erop. Er komt geen export en geen overtypwerk aan te pas. Exact zelf gaat pas open aan het einde, om te controleren of alles klopt.
Wat er in de demo gebeurt
Het scenario is een gesprek zoals je dat elke week voert. Meijer Logistiek BV neemt 40 uur consultancy af voor € 100 per uur. De contactpersoon is Willem van der Laan, zijn telefoonnummer staat in de prompt, en de relatie bestaat nog niet in de administratie. Die ene prompt is genoeg om het proces te starten.
- De agent controleert eerst wat er al bestaat. Voordat er iets wordt aangemaakt, zoekt de koppeling in de administratie of de relatie en de contactpersoon al voorkomen en of ze aan elkaar gekoppeld zijn. Wat er al staat wordt hergebruikt; bij een bestaande klant slaat de agent het aanmaken gewoon over.
- Elke schrijfactie vraagt om jouw bevestiging. Copilot toont per actie een kaart met wat er precies gaat gebeuren, en jij klikt op Confirm. De contactpersoon, de relatie en de factuur: geen van de drie ontstaat zonder akkoord.
- De factuur staat als concept klaar. Meijer Logistiek, 40 uur consultancy à € 100, met het artikel gekoppeld: € 4.840 inclusief 21% btw. Een factuurnummer is er nog niet; dat wordt pas toegekend als jij de factuur in Exact Online verwerkt en verstuurt.
De demo is bewust niet gladgestreken. Halverwege meldt de agent dat hij de relatie niet kan vinden, direct nadat die is aangemaakt. Eén vervolgprompt, “controleer of Meijer Logistiek BV als klant bestaat”, en hij pakt de draad weer op: klant gevonden, contactpersoon gekoppeld, factuur aangemaakt. Zo ziet werken met een agent er in de praktijk uit: hij doet het werk, jij stuurt bij waar nodig.
"De factuur ontstaat waar de afspraak ontstaat. Wat overblijft voor later is niet het invoerwerk, maar alleen de controle en de verzendknop."
Wat Microsoft 365 Copilot hier doet
Copilot is in deze opzet meer dan een chatvenster: het is de omgeving waarin agents draaien. De DataFlowr-agent is er daar één van. Je opent hem in het Copilot-scherm van Teams, naast je chats en je agenda, en dat is precies het punt: het werk gebeurt in de applicatie waar de afspraak wordt gemaakt, niet in het pakket waar de factuur landt.
Copilot doet daarbij drie dingen zelf. Het vertaalt je zin naar concrete acties op de koppeling, in een logische volgorde: eerst zoeken, dan aanmaken, dan koppelen. Het bewaakt de schrijfacties met een bevestigingsstap, zodat een agent nooit ongevraagd iets in je administratie zet. En het houdt de context van het gesprek vast: “koppel de contactpersoon aan deze klant” is genoeg, zonder opnieuw te benoemen om wie het gaat.
De rol van MCP
Onder de motorkap praat Copilot met onze MCP-server voor Exact Online. MCP, het Model Context Protocol, is de open standaard die beschrijft welk gereedschap een AI-assistent op een systeem mag gebruiken. Voor deze demo zijn dat tools als relaties zoeken, een contactpersoon aanmaken en een conceptfactuur wegschrijven. De assistent kiest per stap een tool, en de gegevens komen op dat moment rechtstreeks uit je eigen administratie. Er staat geen kopie van je boekhouding tussen.
De toegang loopt via je eigen Exact Online-login, dus de agent ziet precies wat jij mag zien. En omdat MCP een open standaard is, is Copilot een keuze en geen verplichting: dezelfde koppeling werkt in Claude en ChatGPT. Twee praktische kanttekeningen bij Microsoft: Copilot vraagt een eigen licentie bovenop Microsoft 365, en het kan geen koppeling op adres toevoegen. Daarom leveren we voor Copilot een kant-en-klaar pakket dat je beheerder eenmalig installeert.
Waar de winst zit
De winst zit niet in de paar minuten typwerk, maar in de stap die vervalt. Normaal reist zo’n afspraak van een aantekening naar een taak naar het boekhoudpakket, en bij elke overdracht kan er iets sneuvelen: het tarief, de tenaamstelling, de contactpersoon. Hier wordt de afspraak vastgelegd terwijl hij vers is. Wat later nog moet gebeuren is het concept controleren en versturen.
Even belangrijk is wat er niet gebeurt. De agent verstuurt niets en boekt niets definitief; de factuur wacht als concept op jouw controle. Elke aanmaakactie heb je expliciet bevestigd. En het resultaat is geen black box: aan het einde van de video zie je de factuur gewoon in Exact Online staan, met relatie, contactpersoon en artikel op de juiste plek.
Zelf proberen
De route uit de video werkt op elke Exact Online-administratie met onze koppeling. De installatie voor Microsoft 365 Copilot staat stap voor stap in de documentatie, inclusief het pakket voor je beheerder, en de agent bevat voorbeeldprompts voor onder meer dit scenario. Liever eerst zien of dit bij jullie proces past? Plan een kennismaking, dan laten we de demo op een testadministratie zien.
