Elke maandag een cashflowprognose in je mail
In de video hieronder zie je het van begin tot eind gebeuren: één opdracht aan Claude, en voortaan staat er elke maandagochtend een verse cashflowprognose in je mailbox, met het Excel-bestand erbij in OneDrive. Dit artikel legt uit wat daar onder water gebeurt.
Wat je in de video ziet, is geen maatwerkproject en geen koppeling die speciaal voor deze demo is gebouwd. Het is een keten van vier onderdelen die elk één ding goed doen: Claude als assistent, de MCP-koppeling op Exact Online voor de cijfers, een prognoseagent voor het rekenwerk en een scheduled task voor de herhaling. Elk onderdeel is los te begrijpen, en dat is precies wat de opzet controleerbaar houdt.
Waar de prognose vandaan komt
De vraag in de video is simpel: draai een cashflowprognose voor de komende zes maanden. Claude heeft zelf geen cijfers, dus de eerste stap is altijd een leesverzoek aan de administratie, via de MCP-koppeling en je eigen Exact Online-toegang. Daarna roept Claude de prognoseagent aan, en die bouwt de prognose op uit wat er werkelijk in de administratie staat: de openstaande debiteuren en crediteuren met hun vervaldatums, het feitelijke betaalgedrag uit de historie, het werkkapitaal en het budget voor de perioden die nog komen.
De methode is hybride. Voor de eerste weken telt de agent de openstaande posten en hun vervaldatums direct op; voor de maanden daarna schuift hij naar een indirecte benadering op basis van de resultatenrekening en het werkkapitaalverloop. De aannames die daarbij gelden, hoeveel weken de directe telling beslaat, welk betaalgedrag wordt aangehouden, staan in het dashboard en pas je daar ook aan. Het rekenwerk zelf gebeurt in een deterministische rekenlaag; het taalmodel formuleert alleen wat eruit komt.
"Claude rekent niet zelf. De prognose komt elke week uit dezelfde rekenlaag, met aannames die je kunt nalezen en cijfers die op dat moment uit je eigen administratie komen."
Eén opdracht, drie systemen
Het tweede deel van de video draait om de vervolgvraag: maak hier een Excel-bestand van, zet het in OneDrive en mail me elke maandag een update. Die ene zin raakt drie systemen: Exact Online voor de cijfers, OneDrive voor het bestand en Outlook voor de mail. Voor Claude zijn dat drie losse koppelingen die alle drie hetzelfde protocol spreken, MCP. Daardoor kan één opdracht er dwars doorheen lopen zonder dat er ergens een integratieproject voor nodig was.
Claude doet daarbij niets stilzwijgend. In de video zie je Claude eerst toestemming vragen om in Exact Online mee te kijken, en daarna nog eens om de prognose te draaien; voor het versturen van mail geldt hetzelfde. Wie welke aanroep deed, staat achteraf in het auditlog van de koppeling.
Van vraag naar routine: de scheduled task
Het sluitstuk is de scheduled task: een opdracht in gewone taal die Claude op een vast moment opnieuw uitvoert. In de video: roep de prognoseagent aan, sla het bestand op in OneDrive en stuur elke maandag om 08:00 uur een mail. De taak toont de prompt, de status en het volgende moment waarop hij draait, en je kunt hem op elk moment pauzeren of aanpassen.
Belangrijk om te zien: er wordt geen rapport bewaard en opnieuw verstuurd. Elke maandag draait de hele keten opnieuw, tegen de administratie van dat moment. Facturen die vorige week zijn betaald, zijn uit de prognose verdwenen; nieuwe inkoopfacturen zitten erin. De mail die binnenkomt vat de uitkomst samen, met de beginstand, de verwachte eindstand, de nettoverandering en de aandachtspunten, en daaronder het volledige Excel-bestand in je OneDrive.
Wat je ervan mag verwachten, en wat niet
Een prognose is zo goed als de administratie eronder. Vervaldatums die niet worden bijgehouden, een budget dat halverwege het jaar ophoudt of inkoopfacturen die weken blijven liggen, komen allemaal terug als ruis in de uitkomst. De agent geeft daarom een bandbreedte in plaats van één lijn, gemeten aan hoe goed dezelfde methode het in het verleden op je eigen cijfers deed.
Het wekelijkse ritme heeft daarbij een eigen functie: wijkt de nieuwe prognose ineens af van die van vorige week, dan is er iets veranderd in de administratie dat je wilt zien. Zo wordt de prognose een signaal dat naar je toe komt, in plaats van een rapport dat je moet onthouden te openen. Het oordeel blijft bij jou; de prognose vertelt je waar je moet kijken.
Zelf opzetten
- Koppel je assistent aan Exact Online. Dat is de MCP-koppeling van DataFlowr: inloggen met je eigen Exact Online-account, en de assistent ziet precies wat jij mag zien.
- Koppel je mail en opslag. In Claude voeg je Outlook en OneDrive als connector toe, zodat de uitkomst ergens kan landen. Werk je met Gmail en Drive, dan werkt dat net zo.
- Stel de vraag eerst één keer los. Draai de prognose, loop de aannames in het dashboard na en toets de uitkomst aan je eigen beeld van de cijfers. Pas daarna maak je er een scheduled task van.
Vragen over deze opzet, of hulp nodig om de aannames op jouw administratie goed te zetten? Neem gerust contact op; we zetten hem graag samen met je aan.
