Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

DataFlowr B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Wij leveren consultancy binnen het Exact Online ecosysteem en Claire, de AI-laag boven op Exact Online. Onze bedrijfsgegevens staan onderaan deze pagina.

Vragen over je gegevens of over deze verklaring stuur je naar privacy@dataflowr.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verzamelen niet meer dan de dienst nodig heeft. Welke gegevens dat zijn, hangt af van hoe je ons gebruikt.

• Contactgegevens. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht, wanneer je ons mailt of een kennismaking inplant.
• Accountgegevens. Je naam, e-mailadres en het inlogaccount waarmee je je aanmeldt bij app.dataflowr.nl. Het inloggen zelf loopt via onze identiteitsleverancier. Wij bewaren geen wachtwoorden.
• Koppelingsgegevens. De toegangstokens waarmee Claire namens jou met Exact Online praat, en welke administraties je hebt gekoppeld.
• Administratiegegevens. Wat Claire per vraag uit je Exact Online-administratie ophaalt, en de gesprekken die je met haar voert. Die staan in je account, zodat je ze kunt teruglezen.
• Gebruiks- en beveiligingslogs. Welke actie wanneer en onder welk account is uitgevoerd, plus technische gegevens zoals IP-adres en tijdstip. Die hebben wij nodig om misbruik te zien en storingen te herstellen.
• Facturatiegegevens. Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en factuurhistorie. De betaling zelf verwerkt onze betaaldienstverlener. Volledige kaartgegevens komen niet bij ons binnen.

3. Waarvoor wij ze gebruiken

Wij gebruiken je gegevens voor zes dingen.

• De dienst leveren. Je account, de koppeling met Exact Online en de antwoorden die Claire geeft.
• Je ondersteunen. Vragen beantwoorden, storingen onderzoeken en meekijken wanneer je daarom vraagt.
• Factureren. Abonnementen en opdrachten in rekening brengen en onze eigen boekhouding voeren.
• Beveiligen. Misbruik en ongeautoriseerde toegang signaleren, en achteraf kunnen nagaan wat er is gebeurd.
• De dienst verbeteren. Zien waar Claire vastloopt of het mis heeft, zodat wij dat kunnen verhelpen.
• Contact houden. Je op de hoogte brengen van wijzigingen die je raken. Afmelden voor niet-noodzakelijke berichten kan altijd.

Wij doen dat om onze overeenkomst met jou uit te voeren, om te voldoen aan een wettelijke plicht zoals de fiscale bewaarplicht, of op grond van een gerechtvaardigd belang zoals de beveiliging van het platform. Waar wij toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf en kun je die weer intrekken.

4. Je administratie in Exact Online

Claire werkt op je eigen Exact Online-administratie. Daarvoor gelden vier regels die wij niet oprekken.

• Toegang per gebruiker. Je koppelt met je eigen Exact Online-account. Claire kan precies wat je daar mag, niets meer, en elke actie wordt onder je eigen gebruiker gelogd.
• Ophalen per vraag. Claire haalt op wat een antwoord nodig heeft, op het moment dat je het vraagt. Er ontstaat geen kopie van je administratie in een extern platform.
• Lezen vrij, schrijven na akkoord. Claire leest en rekent zelfstandig. Een wijziging in je administratie komt eerst als voorstel bij je te staan en wordt pas uitgevoerd nadat je akkoord geeft.
• Intrekken werkt meteen. Je trekt de koppeling in vanuit je account of vanuit Exact Online. Daarna haalt Claire niets meer op.

Gebruik je Claire vanuit je eigen AI-client, bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Microsoft Copilot, dan lopen je vragen en de antwoorden ook door dat programma heen. Wat die aanbieder daarmee doet, valt onder je overeenkomst met die aanbieder en niet onder deze verklaring.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Voor het draaien van de dienst schakelen wij een beperkt aantal verwerkers in, met elk een verwerkersovereenkomst.

• Inloggen en accountbeheer. Auth0 (Okta) verzorgt de aanmelding en het beheer van accounts.
• Betalingen. Stripe verwerkt de abonnementsbetalingen en bewaart de betaalgegevens.
• AI-modellen. OpenRouter routeert je vraag naar het taalmodel dat het antwoord opstelt.
• Hosting en database. Onze hostingpartij draait de applicatie en de database waarin je account staat.

Daarnaast verstrekken wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang wij ze bewaren

Wij bewaren niets langer dan nodig. Per soort gegeven houden wij deze termijnen aan.

• Contactgegevens. Tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een opdracht uit voortkomt.
• Account en gesprekken. Zolang je abonnement loopt. Na opzegging verwijderen wij het account en de bewaarde gesprekken binnen 90 dagen.
• Koppelingsgegevens. Tot je de koppeling intrekt of je account opzegt. Daarna vervallen de tokens en verwijderen wij ze.
• Logs. Twaalf maanden, zodat wij een incident achteraf kunnen onderzoeken.
• Facturen en boekhouding. Zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht.

7. Beveiliging

Al het verkeer met onze applicatie en met Exact Online loopt over een versleutelde verbinding. De koppeling verloopt via OAuth, zodat je ons nooit je Exact Online-wachtwoord geeft. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot de medewerkers die hem nodig hebben, en elke handeling in Claire wordt gelogd onder de gebruiker die hem uitvoerde.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, meld dat dan zo snel mogelijk op privacy@dataflowr.nl.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen een verwerking en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen.

Een verzoek stuur je naar privacy@dataflowr.nl.

Wij reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Deze website plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen analytics. Twee onderdelen halen wel gegevens bij derden op: het lettertype komt van Google Fonts, en op de pagina Over ons staat een agenda van Calendly waarmee je een afspraak inplant. Beide zien daarbij je IP-adres.

De applicatie op app.dataflowr.nl gebruikt een functionele cookie om je sessie vast te houden. Die is nodig om ingelogd te blijven en volgt je niet.

10. Wijzigingen

Verandert de dienst, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Raakt een wijziging je wezenlijk, dan melden wij die voordat zij ingaat.

De voorwaarden waaronder wij leveren staan in onze algemene voorwaarden.