Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

DataFlowr B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven, met één uitzondering: voor de persoonsgegevens in je Exact Online-administratie werken wij als verwerker in jouw opdracht. Hoe dat zit, staat in artikel 4. Wij leveren consultancy binnen het Exact Online ecosysteem en Claire, de AI-laag boven op Exact Online. Onze bedrijfsgegevens staan onderaan deze pagina.

Vragen over je gegevens of over deze verklaring stuur je naar privacy@dataflowr.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verzamelen niet meer dan de dienst nodig heeft. Welke gegevens dat zijn, hangt af van hoe je onze dienst gebruikt.

• Contactgegevens. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht, wanneer je ons mailt of een kennismaking inplant.
• Nieuwsbrief- en downloadgegevens. Je naam en e-mailadres, het aanmeldmoment en de pagina waarvandaan je je aanmeldde, wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief of de whitepaper downloadt. Vul je ook je bedrijfsnaam of telefoonnummer in, dan bewaren wij die erbij.
• Accountgegevens. Je naam, e-mailadres en het inlogaccount waarmee je je aanmeldt bij app.dataflowr.nl. Het inloggen zelf loopt via onze identiteitsleverancier. Wij bewaren geen wachtwoorden.
• Koppelingsgegevens. De toegangstokens waarmee Claire namens jou met Exact Online praat, en welke administraties je hebt gekoppeld.
• Administratiegegevens. Wat Claire per vraag uit je Exact Online-administratie ophaalt, en de gesprekken die je met haar voert. Die staan in je account, zodat je ze kunt teruglezen.
• Gebruiks- en beveiligingslogs. Welke actie wanneer en onder welk account is uitgevoerd, plus technische gegevens zoals IP-adres en tijdstip. Die hebben wij nodig om misbruik te zien en storingen te herstellen.
• Facturatiegegevens. Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en factuurhistorie. De betaling zelf verwerkt onze betaaldienstverlener. Volledige kaartgegevens komen niet bij ons binnen.

Je bent niet wettelijk verplicht ons deze gegevens te geven. Maar zonder contactgegevens kunnen wij niet reageren, en zonder account- en koppelingsgegevens kan Claire niet voor je werken.

3. Waarvoor wij ze gebruiken

Wij gebruiken je gegevens voor zes dingen.

• De dienst leveren. Je account, de koppeling met Exact Online en de antwoorden die Claire geeft.
• Je ondersteunen. Vragen beantwoorden, storingen onderzoeken en meekijken wanneer je daarom vraagt.
• Factureren. Abonnementen en opdrachten in rekening brengen en onze eigen boekhouding voeren.
• Beveiligen. Misbruik en ongeautoriseerde toegang signaleren, en achteraf kunnen nagaan wat er is gebeurd.
• De dienst verbeteren. Zien waar Claire vastloopt of het mis heeft, zodat wij dat kunnen verhelpen.
• Contact houden. Je op de hoogte brengen van wijzigingen die je raken. Afmelden voor niet-noodzakelijke berichten kan altijd.

Voor elk doel hebben wij een grondslag uit de AVG. De dienst leveren, je ondersteunen en factureren doen wij om onze overeenkomst met jou uit te voeren. Facturen en de boekhouding bewaren wij vanwege een wettelijke plicht: de fiscale bewaarplicht. Beveiligen, de dienst verbeteren en contact houden doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en werkend platform. Waar wij toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf en kun je die altijd weer intrekken.

4. Je administratie in Exact Online

Claire werkt op je eigen Exact Online-administratie. Daarvoor gelden vier regels die wij niet oprekken.

• Toegang per gebruiker. Je koppelt met je eigen Exact Online-account. Claire kan precies wat je daar mag, niets meer, en elke actie wordt onder je eigen gebruiker gelogd.
• Ophalen per vraag. Claire haalt op wat een antwoord nodig heeft, op het moment dat je het vraagt. Er ontstaat geen doorlopende kopie of synchronisatie van je administratie buiten Exact Online.
• Lezen vrij, schrijven na akkoord. Claire leest en rekent zelfstandig. Een wijziging in je administratie komt eerst als voorstel bij je te staan en wordt pas uitgevoerd nadat je akkoord geeft.
• Intrekken werkt meteen. Je trekt de koppeling in vanuit je account of vanuit Exact Online. Daarna haalt Claire niets meer op.

In je administratie staan ook persoonsgegevens van anderen, zoals namen en rekeningnummers van je klanten en leveranciers. Voor die gegevens blijf jij verwerkingsverantwoordelijke en werken wij als verwerker: wij verwerken ze alleen in jouw opdracht. Staan iemands gegevens in jouw administratie, dan oefent diegene zijn privacyrechten bij jou uit.

De verwerkersovereenkomst die dat regelt is standaard onderdeel van elk Claire-abonnement en staat, met de lijst met subverwerkers als bijlage, onderaan deze pagina als pdf-bijlage.

Gebruik je Claire vanuit je eigen AI-client, bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Microsoft Copilot, dan lopen je vragen en de antwoorden ook door dat programma heen. Wat die aanbieder daarmee doet, valt onder je overeenkomst met die aanbieder en niet onder deze verklaring.

5. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij doen niet aan profilering. Claire stelt antwoorden en voorstellen op, maar een wijziging in je administratie wordt pas doorgevoerd nadat jij hem hebt beoordeeld en akkoord hebt gegeven.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Voor het draaien van de dienst schakelen wij een beperkt aantal verwerkers in, met elk een verwerkersovereenkomst.

• Inloggen en accountbeheer. Auth0 (Okta) verzorgt de aanmelding en het beheer van je account.
• Betalingen. Stripe verwerkt je abonnementsbetalingen en bewaart de betaalgegevens.
• AI-modellen. OpenRouter routeert je vraag naar het taalmodel dat het antwoord opstelt. Onze modelleveranciers verwerken prompts alleen om te antwoorden; trainen op klantdata is contractueel uitgesloten. E-mailadressen, telefoonnummers en creditcardnummers worden geredigeerd voordat een vraag het taalmodel bereikt; in de maandafsluitingscontroles worden ook IBAN’s gemaskeerd.
• E-mailnotificaties. Resend bezorgt de e-mail die de applicatie je stuurt, zoals de melding wanneer een planning iets vindt dat aandacht vraagt.
• Hosting en database. Replit host de applicatie en de database waarin je account staat. De applicatie draait daarbij op infrastructuur van Google Cloud.
• Nieuwsbrief en whitepaper. Resend bewaart ook de aanmeldingen voor de nieuwsbrief en de whitepaper, en verzorgt het versturen en het afmelden.

Daarnaast verstrekken wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de EER

Een deel van deze verwerkers verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Dat gebeurt met de waarborgen die de AVG daarvoor kent. Okta (Auth0), Stripe, Google en Resend zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; voor de overige verwerkers gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ook Google Fonts en de Calendly-agenda op deze website zien je IP-adres op Amerikaanse servers.

Voor je administratiegegevens staat de waarborg per subverwerker in de bijlage van onze verwerkersovereenkomst (pdf).

8. Hoe lang wij ze bewaren

Wij bewaren niets langer dan nodig. Per soort gegeven houden wij deze termijnen aan.

• Contactgegevens. Tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een opdracht uit voortkomt.
• Nieuwsbriefaanmeldingen. Tot je je afmeldt. Afmelden kan onderaan elke mail; daarna verdwijnt je adres uit de verzendlijst.
• Account en gesprekken. Zolang je abonnement loopt. Na opzegging verwijderen wij het account en de bewaarde gesprekken binnen 90 dagen.
• Koppelingsgegevens. Tot je de koppeling intrekt of je account opzegt. Daarna vervallen de tokens en verwijderen wij ze.
• Logs. Twaalf maanden, zodat wij een incident achteraf kunnen onderzoeken.
• Facturen en boekhouding. Zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht.

9. Beveiliging

Al het verkeer met onze applicatie en met Exact Online loopt over een versleutelde verbinding. De koppeling verloopt via OAuth, zodat je ons nooit je Exact Online-wachtwoord geeft. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot de medewerkers die deze nodig hebben, en van elke handeling in Claire leggen wij vast welke gebruiker die uitvoerde.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, meld dat dan zo snel mogelijk op privacy@dataflowr.nl.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen een verwerking en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen. Toestemming die je hebt gegeven, kun je altijd weer intrekken.

Een verzoek stuur je naar privacy@dataflowr.nl.

Wij reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies

Deze website plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen analytics. Twee onderdelen halen wel gegevens bij derden op: het lettertype komt van Google Fonts, en op de pagina Over ons staat een agenda van Calendly waarmee je een afspraak inplant. Beide zien daarbij je IP-adres.

De applicatie op app.dataflowr.nl gebruikt een functionele cookie om je sessie vast te houden. Die is nodig om ingelogd te blijven en volgt je niet.

12. Wijzigingen

Verandert de dienst, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Raakt een wijziging je wezenlijk, dan melden wij die voordat die ingaat.

De voorwaarden waaronder wij leveren staan in onze algemene voorwaarden.