Wat je Claire kunt vragen

Claire ontsluit vrijwel elk onderdeel van Exact Online. Deze pagina geeft per onderwerp voorbeeldvragen die je letterlijk kunt overnemen, met erbij wat er dan gebeurt.

Zo werkt een vraag

Stel je vraag in gewone taal en noem de periode als die uitmaakt; Claire kiest zelf de juiste gegevens en laat zien wat ze ophaalde. Voor veelvoorkomende analyses volgt ze een vast draaiboek, zodat de aanpak elke keer dezelfde is. Cijfers presenteert ze pas wanneer de data compleet binnen is: geen indicaties, maar de echte stand.

Cijfers en rapportages

Balans, winst-en-verliesrekening en kasstroom, met een vergelijking tegen vorig jaar, een vorige periode of het jaareinde. Doorzoomen kan per rubriek, tot op de grootboekrekening. Vraag om een grafiek en je krijgt hem in het gesprek: staaf, lijn, vlak, taart of waterval.

• "Toon de winst-en-verliesrekening tot en met juli, vergeleken met vorig jaar."
• "Zet de omzet per maand in een grafiek."
• "Wat zit er in Overige bedrijfskosten? Zoom door naar de grootboekrekeningen."
• "Geef het maandoverzicht van juli: omzet, kosten, marge en resultaat."
• "Hoe staan de KPI’s ervoor: brutomarge, current ratio, DSO?"

Debiteuren en crediteuren

Openstaande posten aan beide kanten, met ouderdom en per klant of leverancier.

• "Welke verkoopfacturen staan open, gesorteerd op ouderdom?"
• "Maak een ouderdomsanalyse van de debiteuren."
• "Welke inkoopfacturen vervallen deze week?"
• "Bij welke leveranciers geven we het meeste uit?"

Voor het vaste ritme rond open posten staat een uitgewerkte werkwijze in Debiteurenbeheer met Claire.

Verkoop en klanten

• "Zoek klant Helder BV op en toon de openstaande posten."
• "Wie zijn onze tien grootste klanten dit jaar, en hoe ontwikkelt hun omzet?"
• "Maak een conceptfactuur voor Acme Group: 12 consultancy-uren van € 95."

Een factuur aanmaken is een wijziging: Claire zet hem klaar en boekt pas na je akkoord. Hoe dat eruitziet staat in Werken met Claire.

Btw

• "Geef een inschatting van de btw-afdracht voor dit kwartaal op basis van het grootboek."
• "Welke boekingen in juli hebben geen btw-code?"
• "Welke btw-codes gebruiken we, en waarvoor?"

Projecten en uren

• "Welke projecten lopen boven hun budget?"
• "Hoeveel ongefactureerde uren staan er per project, en wat is de geschatte omzet?"

Voorraad

• "Welke artikelen raken bijna uit voorraad?"
• "Wat is de voorraadwaarde per magazijn?"
• "Welke artikelen liggen al maanden stil?"

Een bestand naast je administratie

Upload een tekstbestand, bijvoorbeeld een bankafschrift als CSV, en laat Claire het naast je administratie leggen: welke regels sluiten aan en welke niet.

• "Analyseer dit bankafschrift en zet de regels naast het grootboek."
• "Hier is de export van onze webshop; sluit de omzet aan op de verkoopboekingen?"

Maak het terugkerend

Elke vraag die je vaker stelt kan een planning worden: dagelijks, wekelijks of maandelijks, met een e-mail wanneer er iets uitspringt. Een wekelijks uitzonderingsrapport over je KPI’s is er zo een; de maandafsluiting is de grootste. Zie De maandafsluiting en planningen.