Debiteurenbeheer met Claire

Open posten bewaken is precies het soort werk dat elke week hetzelfde is. Zo richt je met Claire een vaste ronde in, van ouderdomsanalyse tot conceptherinnering, met jou aan het stuur.

Begin met de ouderdomsanalyse

Vraag om een ouderdomsanalyse en Claire haalt alle openstaande verkoopfacturen op en verdeelt ze in bakken: tot 30 dagen, 31–60, 61–90 en ouder. Je ziet per klant waar het geld staat. Het draaiboek telt pas wanneer alle posten binnen zijn, dus het totaal is de echte stand, geen indicatie.

Zoom in waar het schuurt

Vraag door op de post die eruit springt: welke facturen zitten erachter, sinds wanneer, en wat is er al ontvangen. Claire haalt de details per klant op, tot de factuurregels aan toe.

• "Welke facturen van Van Dijk Techniek staan open, en sinds wanneer?"
• "Welke ontvangsten staan er deze maand op deze klant?"

Laat de herinnering schrijven, verstuur hem zelf

Claire verstuurt zelf geen e-mail. Wel schrijft ze per klant een conceptherinnering op basis van de open posten: factuurnummers, bedragen en vervaldata, in de toon die je vraagt. Het concept bewaart ze als bestand in de werkruimte van het gesprek; jij controleert, kopieert en verstuurt.

Zet er een wekelijks ritme op

Maak op de verbindingspagina een planning, bijvoorbeeld elke maandag om 08:30: maak de ouderdomsanalyse, vergelijk met vorige week en noem elke post die nieuw boven de 60 dagen uitkomt. Het resultaat verschijnt als gesprek in de zijbalk; een e-mail krijg je alleen wanneer er iets uitspringt. Hoe planningen werken staat in De maandafsluiting en planningen.

Wat er wel en niet vanzelf gebeurt

• Claire leest en analyseert zelfstandig; wijzigingen in je administratie wachten altijd op je akkoord.
• E-mails aan klanten verstuurt Claire niet; concepten schrijven kan wel.
• De cijfers komen per vraag vers uit Exact Online; er ontstaat geen kopie buiten je administratie.